YYS – İNSAN KAYNAKLARI BİRİMİNİN GÖREVLERİ

Sezai KAYA, Gümrük Müşaviri, Gümrük ve Ticaret Eski Müfettişi
16.06.2019

YYS sahibi veya YYS almaya niyetlenmiş firmaların insan kaynakları birimlerinin aşağıdaki kurallara uyması beklenmektedir.

İnsan Kaynakları Biriminin Alanlarına Giriş Kontrolü

- Personelin güvenlik açısından insan kaynakları birimine girişleri kontrol edilmelidir. Bunun için, kartlı okuma sistemi, parmak izi, göz tarama, yüz tanıma gibi unsurları kapsayacak şekilde “biyometrik tarama” sistemi, şifre veya asansörde karta verilen yetki sistemleri kullanılabilir.

- İnsan kaynakları biriminin dosyalarına/arşivine ulaşım konusunda prosedürler olmalı, bu dosyalara kimlerin ulaşabileceği belirlenmeli ve dosyalara kimlerin ulaştığı kayıt altına alınmalıdır.

Personel Alımında Uyulması Gereken Güvenlik Tedbirleri

- Hassas pozisyonlarda (güvenlik, muhasebe, dış ticaret, depolama, yükleme-boşaltma, bilgi işlem, insan kaynakları) çalışacak personel işe başlamadan önce adli sicil kayıtları alınmalıdır.

- Bu pozisyonlarda çalışan kişilerden adli sicil kayıtları periyodik olarak istenmelidir.

İşten Ayrılacak Personel İçin Uyulması Gereken Kurallar

- İstifa eden ya da işten çıkarılan personele ilişkin güvenlik tedbileri alınmalıdır.

- Personelin istifa etmesi veya işten çıkarılması durumunda, söz konusu personelin kimlik kartı alınarak tesislere girişi engellenmeli, şifrelerine bloke koyulmalıdır.

Eğitim

İnsan kaynakları birimlerinin eğitimler organize etmek ve bunların takibini yapmak şeklinde görevleri de olduğundan; YYS şartları gereği alınması gereken,

  • Gümrük ve dış ticaret mevzuatı eğitimi,
  • Tedarik zinciri güvenliği eğitimi, (en az 3 yılda bir narkotik maddelerin tespiti, nükleer, biyolojik ve kimyasal (NBC) maddelerin tespiti, yanıcı ve patlayıcı maddeleri tespiti)
  • Şoförlere taşıt kontrolü, eşya, güzergah ve varış noktasının gizliliği, anahtarlar, park alanları, yakıt ikmali ve planlanmamış molalar, kaza veya acil durumların bildirimi, yükleme, kilitleme ve mühürlemedeki herhangi bir uygunsuzluğun bildirimi, varsa, güvenlik alarmlarının ve takip cihazlarının test edilmesi, taşıtın yanından her ayrılışta yapılması gerekenlere ilişkin eğitimler,
  • Terörizm, kaçakçılık, insan kaçakçılığı, organize suç ve diğer güvenlik ihlallerini arttırabilecek durumların tespiti, kriz yönetimi eğitimi,

İnsan kaynakları birimlerince takip edilmeli ve bunların alınması sağlanmalıdır. Bu eğitimlere ait evraklar muhafaza edilmelidir.