YYS SAHİBİ FİRMALARDA MUHASEBE VE ARŞİV DÜZENİ

Sezai KAYA, Gümrük Müşaviri, Gümrük ve Ticaret Eski Müfettişi

Gümrük idaresine beyan edilen vergilerin doğruluğunu araştıran birimlerden birisi de Gümrük ve Ticaret Bakanlığı müfettişleridir. Müfettişler bu denetimlerde,

– Ayrıntılı mizanlar

– 2 no’lu KDV beyanları

– 320 Satıcılar Hesabı

– 159 Verilen Sipariş Avansları Hesabı

– 102 Bankalar Hesabı

– 760 Pazarlama Satış Dağıtım Giderleri Hesabı

– 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı

– 153 Ticari Mallar Hesabı

– Depo / ambar giriş kayıtları

– Stok kartları (ekstreleri)

Gibi hesap, beyanname, mali tablolar ve ikincil kayıtlar üzerinden gümrüğe beyan edilmeyen bir fatura veya para transferi olup olmadığının; nakliye, sigorta, antrepo, tahmil tahliye gibi yan masrafların gümrük beyannamesinde doğru beyan edilip edilmediğinin; beyan edilen miktarların doğru olup olmadığının; serbest stokların dahilde işleme stokları yerine kullanılıp kullanılmadığının veya dahilde işleme stoklarının yurt içine satılıp satılmadığının ve daha bir çok konuda yapılan beyanların doğru olup olmadığının araştırmasını yapar.

Bu incelemelerde, birbirinden farklı muhasebe fişlerine eklenmiş şekilde görülen bir mal faturası, para transferi veya yan masraf faturasının hangi gümrük beyannamesine ait olduğunun belirlenmesi zaman alabilmektedir.

Bu durumun yarattığı zaman kaybını önlemek için Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması Yönetmeliği ve bu Yönetmelikte yer alan soru formlarına muhasebe kayıtları üzerinden beyanname ile ilgili kayıtların izlenebilir olması koşulu eklenmiştir. Bu nedenle, muhasebeye kaydı yapılan para transferlerinin ve faturaların yanlarına, birden çok ekrandan da olsa sorgulama/raporlama yapmak suretiyle beyanname numaralarının getirilmesi beklenmektedir. Bu durumda aşağıdaki yöntemlerin izlenmesinin gümrük müfettişlerinin beklentisini karşılayacağı görüşünde olduğumuzu belirtebiliriz.

1- Para Transferi Kayıtları

1-1-Peşin Ödemeler

– Peşin ödemelerde henüz gümrük beyannamesinin sayısı belli olmadığı için satın alma departmanının sipariş numarası (PO number) muhasebe kaydına yazılabilir.

– Daha sonra sipariş numarası altında kaç tane gümrük beyannamesi ile ithalat yapılmış ise bunların sayılarının ilgili ekrana girilmesi sağlanır.

– Muhasebe kaydı ve sipariş ekranından üretilen raporlar Excel düşey ara mantığı ile yan yana getirilebilir.

– Şayet sipariş numarası oluşmadan para transferi yapılıyor ise ön sipariş kaydı şeklinde bir numara oluşturulabilir ve bu numaralar ile bu gerçek sipariş numaraları ve gümrük beyannameleri yine Excel düşey ara mantığı ile yan yana getirilebilir.

– Böylece bir beyanname ile ilgili tüm evrakların arşivde hangi muhasebe fişinin ekinde olduğu hızlı bir şekilde bulunabilecektir.

1-2- Vadeli Ödemeler

– Vadeli ödemelerin hangi sipariş numarasına ait olduğu muhasebe kaydına yazılmalıdır.

– Sipariş numaralarının altında hangi gümrük beyannamelerinin olduğu yine Excel düşey ara mantığı ile yan yana getirilebilir.

– Böylece bir beyanname ile ilgili tüm evrakların arşivde hangi muhasebe fişinin ekinde olduğu hızlı bir şekilde bulunabilecektir.

2- Carilere Mal Faturalarının Kaydı

– Gümrük beyannamesi açılmadan önce cari hesaplara mal faturalarının kaydının yapılması esnasında satın alma departmanının sipariş numarası muhasebe kaydına yazılabilir.

– Daha sonra sipariş numarası altında kaç tane gümrük beyannamesi ile ithalat yapılmış ise bunların sayılarının sipariş ekranına girilmesi sağlanır.

– Muhasebe kaydı ve sipariş ekranından alınan raporlar Excel düşey ara mantığı ile yan yana getirilebilir.

– Böylece bir beyanname ile ilgili tüm evrakların arşivde hangi muhasebe fişinin ekinde olduğu hızlı bir şekilde bulunabilecektir

3- Yan Masraf Kayıtları

– 159 Sipariş Avansları hesabına kaydı yapılan navlun, sigorta, antrepo, ardiye, tahmil tahliye gibi yan masraf faturalarının e-fatura şeklinde doğrudan firmaya geldiği durumlarda yanına ilgili sipariş numarası yazılmalıdır.

– Daha sonra sipariş numarası altında kaç tane gümrük beyannamesi ile ithalat yapılmış ise bunların sayılarının sipariş ekranına girilmesi sağlanır.

– Muhasebe kaydı ve sipariş ekranından alınan raporlar Excel düşey ara mantığı ile yan yana getirilebilir.

– Yan masraf faturalarının gümrük müşavirliği şirketinden dekont ekinde beyanname ile birlikte geldiği durumlarda muhasebe kayıtlarının yanına sipariş numarası veya beyanname numarası yazılmalıdır.

– Böylece bir beyanname ile ilgili tüm evrakların arşivde hangi muhasebe fişinin ekinde olduğu hızlı bir şekilde bulunabilecektir

4- Stok Kodları

– İthal edilen her bir eşya için stok kodu / kısa kod oluşturulmalıdır.

– Stok kodundan ürünün menşei, dahilde işleme, geçici ithalat rejimi kapsamında olup olmadığı anlaşılmalıdır.

– 150 İlk Madde ve Malzeme ya da 153 Ticari Mallar Hesabında stok kodu bazında, yeterince alt kırılımlar/hesaplar açılmalıdır.

– Üretim esnasında ürün ağacına hangi stok kodundan hammadde çekildiği bilinebilmeli, böylece dahilde işleme ve serbest stokların kayıt üzerinde karışması önlenmeli, telafi edici verginin doğup doğmadığı anlaşılmalıdır.

– Mamul ürünün parti numarasından geriye doğru iz sürülebilmeli ve hammaddeye ulaşılabilmelidir.

5- Gümrük Beyannamelerinin Yazımı

– Stok kodu / kısa kod ile GTİP eşleştirmesi yapılmalı, gümrük beyannamesi açılırken GTİP otomatik gelmelidir.

– Tedarikçi faturalarında firmanın kendi stok kodlarının yazılması sağlanmalı, gümrük müşavirliği şirketleri faturalarda yer alan stok kodları bazında eşyanın detaylı bilgilerine (spesifications), fotoğraflarına sahip olmalıdır.

– Gümrük müşavirliği şirketi ile veri akışı (giden ve gelen bilgiler) dijital ortama taşınmalı, programlar birbiri ile entegre edilmeli, aynı verilerin tekrar tekrar girilmesinin önüne geçilmelidir.

– Gümrük beyannamesinde görünmese de beyanname yazma programlarının ilgili alanlarına eşya stok kodları girilmeli, buna ilişkin raporlama yapılabilmeli, bu sayede stok kodu bazında KPI’lar oluşturulabilmeli, maliyet analizleri yapılabilmelidir.

– KPI yapılabilmesi ve GTİP hatalarının önlenmesi için ithalat faturalarında yer alan kalem sayısı kadar gümrük beyannamesinde kalem açılmalı, birleştirme yapılarak beyanda bulunulmasına izin verilmemelidir.

6- Arşiv Düzeni

– Bazı firmalarda belgeler muhasebenin arşivinde bulunmaktadır. Bir beyannameye ait belgeler muhasebenin arşivinde farklı farklı fişlerin ekinde ise dış ticaret birimleri beyanname ve eklerinden birer örnek set şeklinde kendi arşivlerini oluşturmalıdır.

– Bazı belgelerin (A.TR, menşe belgeleri gibi) muhasebe biriminin arşivinde bulunmasına gerek bulunmamaktadır.

– Tedarikçilerin (yurtdışı tedarikçi, nakliyeci, antrepocu vs) faturaları üzerinde sipariş numarasının yazılı olması sağlanmalıdır. Bu yapılamadığı takdirde dış ticaret birimi manuel bir şekilde belgelerin üzerine sipariş numaralarını yazmalıdır.

– Bir gümrük beyannamesi ve eklerinin hangi muhasebe fişlerine ekli olduğu hızlı bir şekilde raporlanabilmelidir. Zaten yukarıda bahsedildiği gibi muhasebe kayıtlarının yanına sipariş numaraları yazıldığı takdirde bu raporlama kolaylıkla yapılabilecektir.

– Arşiv programından / defterinden koli, klasör numaralarına, koli ve klasörler içerisinde neler olduğuna ulaşılabilmelidir. Örneğin defterde 18343100IM123456 numaralı beyanname karşısında 19-8-4 yazıyorsa, 19'uncu koli, 8'inci klasör ve 4'üncü sıra anlaşılabilmelidir. 

– Klasörlerin sırtlarından dönem, belge numaraları gibi bilgiler anlaşılabilmeli, klasör açıldığında ihtiva ettiği belgeleri gösteren bir liste olmalı ve her bir yeni belge klasöre takıldığında mezkur listeye eklenmelidir. (Kamu kurumlarının kullandığı desimal dosya sistemi mantığı örnek alınabilir)

7- Raporlama Programı

– Böyle bir zorunluluk bulunmamasına karşın yukarıda bahsedilen ve birden fazla ekrana (sipariş ekranı, lojistik ekranı, muhasebe gibi) girilen verilerden beslenen ve faturalar, para transferleri, sipariş numaraları, beyanname sayıları, fiş numaralarını yan yana getiren bir raporlama programı tavsiye edilmektedir.

– Böylece, ilgili sipariş numarasına kaydı yapılan her bir para transferinin ve faturanın bilgisine dış ticaret birimi hızlı bir şekilde ulaşmalı, hatta sonradan gelen faturaların ilgili sipariş numarasına bağlanması esnasında dış ticaret biriminin onayı alınmalıdır.