SORU FORMU GÜNCELLEMESİ – YETKİLENDİRİLMİŞ YÜKÜMLÜ STATÜSÜ (YYS)

Muharrem DUYMAZ, YYS Uzmanı, Gümrük ve Ticaret Eski Müfettişi
13.06.2022

Bu yazımızda; YYS belgesinin bir yükümlülüğü olan, belge tarihinden itibaren 60 aylık periyotlarda yapılan, Soru Formu güncelleme işlemleri irdelenecektir. Bu irdeleme yapılırken, soru formunda meydana gelen değişikliklere ve süreçlere göre ayrım yapmak yerinde olacaktır.

2013 – 2018 YILI BAŞI BAŞVURU SÜRECİ

Ticaret Bakanlığı’nca YYS belgesinin verilmesine 2013 yılında başlanıldı. YYS belgesi süresiz verilmekle birlikte; bu dönemde 36 aylık (3 yıl) periyotta, EK.2: SORU FORMU ile diğer başvuru belgelerinin yeniden Bakanlığa ibrazı istenilerek izleme denetimi gerçekleştirilmekteydi. Bu dönemdeki Soru Formu, 108 adet sorudan oluşmaktaydı ve Word ortamında cevap verilerek başvuru yapılmaktaydı. 108 soruyla başvuru yapılırken, sorunun hemen altına direkt cevap verilerek şirketi anlatabilme ve iş akış süreçleri ve kullanılan programların ekran görüntülerini ekleme imkânı vardı.

Yukarıda da bahsedildiği üzere 108 adet soruya, herhangi bir prosedür yazılmaksızın, Word ortamında direkt yanıt hazırlanabiliyor, görsel ve iş akış şeması gibi eklemeler yapılarak başvurulabiliyordu.

2018 – 2020 YILI BAŞI BAŞVURU SÜRECİ

2018 yılı başında Ek.2- Soru Formunda radikal bir değişiklik yapılmıştır. Format Word’den PDF dosyasına dönerken, Form 12 ayrı bölüme ayrılmış ve soru sayısı 108 sorudan yaklaşık 600’e çıkarılmıştır. Yeni soru formundaki genel başlıklar aşağıdaki gibidir:

 

Yukarıdaki 12 bölüm; alt kırılımlara ayrılmış ve bu kırılımlar yaklaşık 600 soruya tekabül etmektedir. Bunun yanında firmanın tesis sayısı arttıkça, 12 bölümden biri olan 6. bölüm her tesis için ayrı olarak doldurulmakta, dolayısıyla soru sayısı artmaktadır.

Ayrıca soru formu PDF formatına dönüştürüldüğü için, soru formuna önceki başvuruda olduğu gibi direkt cevap yazabilme imkânı kalmamıştır. Yeni soru formunda, soruların cevaplandırılması için her bir soruya karşılık, yazılı usul belgesi/prosedür/yönetmelik hazırlanması ve formda bu yazılı usul belgesine atıf yapılması gerekmektedir.

Örneğin, soru formu 7.1.1.a maddesinde işe alınacak personelin adli sicil belgesinin alınmasına ilişkin süreçlerin İnsan Kaynakları Prosedürüne yazılması gerekmektedir. Yine aynı madde altında yer alan işten ayrılma durumuna ilişkin işlemlerin de İnsan Kaynakları Prosedürüne yazılması gerekmektedir.

2019 yılında; YYS belgesini alıp, 3 yılını dolduran (bu tarihte güncelleme süresi 3 yıldı) firmalara yönelik; ilk defa Bakanlık tarafından soru formu güncelleme işlemleri yapılmış ve Ticaret Müfettişlerince yerinde izleme denetimi gerçekleştirilmiştir. Yani ilk defa YYS belgesi alırken sunulan belgeler, 3 yıl sonra tekrar güncel soru formu ve diğer belgelerle birlikte Bakanlığa sunulmuş ve Müfettişler tarafından firma tesisinde fiziki kontroller yapılmıştır. 

2020 – 2022 YILI BAŞVURU SÜRECİ

Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması Yönetmeliğinde 21.02.2020 tarihinde yapılan değişiklik ile YYS sahibi firmaların izlenme denetim aralığı 3 yıldan 5 yıla çıkarılmıştır. Değişiklikten önce üç yılını dolduran firmaların, yani 31.12.2016 tarihi öncesinde YYS belgesi alan firmaların izleme denetimleri 2019 yılında gerçekleştirilmiştir. Bu firmaların izleme denetimi 2019’da yapıldığı için, bir sonraki izleme denetimi bu tarihten 5 yıl sonra yani 2024 yılında yapılacaktır.

Bunun yanında, 01.01.2017 tarihinden sonra belgeyi alan firmaların soru formu güncellemeleri belge tarihinden itibaren 5 yılda bir yapılacaktır. 2017 yılında belgesini alan firmaların, soru formu güncelleme işlemleri, bu yıl (2022) gerçekleştirecektir. 2017 yılında belge alan (eski soru formuyla) firma sayısı 164’tür.

Henüz soru formunun değişmediği 2018 yılında belgeyi alan firma sayısı ise 190’dır. Bu firmaların büyük bir kısmı da yine eski soru formuyla (108 soruyla) YYS başvurusunu yapmıştır. Bu firmaların yerinde izleme denetimi 2023 yılında yapılacaktır.

Yeni soru formu ile başvurular, 2018 yılının ikinci çeyreğinde başlamıştır. 2018 yılı öncesinde YYS belgesi alan firmaların başvuru esnasında verdikleri soru formu formatına kıyasla güncel soru formunun formatı radikal şekilde tamamen değiştiği için her soruya bir prosedür yazılması gerekmektedir. Haliyle, bu prosedürlerin neredeyse tüm departmanlarla (dış ticaret, depo, sevkiyat, lojistik, satın alma, idari işler, güvenlik, muhasebe, bilgi işlem vb.) birlikte yazılması belli bir süreç ve zaman alacaktır. Söz konusu süreç, bir bakıma yeniden YYS belgesi alınması gibi bir durum ortaya çıkarmaktadır.

Soru formu güncelleme işlemlerine, soru formunun verileceği tarihten en az 6 ila 10 ay öncesinde, çalışmaların planlanması ve başlanmasının uygun olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü firmaların rutin işleri yanında yukarıda zikredilen departmanların, soruları anlayıp buna göre prosedür yazması veya revize etmesi gerekecektir.

Bunun yanında YYS belgesi başvuru ve güncellemeleri elektronik ortama alındığı için, şirket yetkililerinden birinin YKTS sistemine tanımlatılması gerekmektedir. Bu da yine zaman alan bir süreçtir.

Ayrıca yukarıdaki tüm anlatılanlar, Ek.2 Soru Formu’nun ve bunun cevabı olacak prosedürlere yöneliktir. İzleme denetiminde istenen başka belgeler de bulunmaktadır (Ek.1 Başvuru Formu, vergi ve SGK borcu yoktur, adli sicil belgeleri, Ek-3 Formu, 3 yıllık karşılaştırmalı YMM raporu, ISO belgeleri, imalatçı belgeleri gibi). Bu belgelerin hazırlanması da belli bir süreci gerektirmektedir.

Son olarak şirketlerin tesisleri zaman içerisinde yeni yatırımlarla değişmekte ve gelişmektedir. Buna yönelik izleme denetimi öncesinde, GAP analizi yapılıp eksikliklerin tespiti yine önemli bir süreçtir.

Tüm bu süreçler göz önünde bulundurulduğunda soru formu güncelleme çalışmasına, belgelerin ibraz süresi olan 3 aylık süre gelmeden, belli bir süre önce takvimlendirilip başlanmasının firmalar için uygun olacağı düşüncesindeyiz.




Yorum Ekle

Ad soyad ve email girmeniz mecburi değildir.