YYS – ÖDEVLER – SERTİFİKANIN DEVAMLILIĞI

Sezai KAYA, Gümrük Müşaviri, Gümrük ve Ticaret Eski Müfettişi
Cihan KÖKTAŞ, YYS Uzmanı, Gümrük ve Ticaret Eski Müfettişi 
23.12.2018

Son Güncelleme : 24.07.2020

YYS sahibi firmaların almış oldukları sertifikanın devamlılığını sağlamak ve belgedeki hakları korumak için aşağıdaki konularda dikkatli olmaları, burada yer alan şartların ve başvuru esnasında doldurulan soru formu ve bu forma eklenen prosedürlerde yer alan talimatların şirket içinde birer alışkanlık haline getirilmesi önem arz etmektedir.

(Yetkilendirilmiş yükümlü sertifikası alımı esnasında gereken şartları okumak için YETKİLENDİRİLMİŞ YÜKÜMLÜ SERTİFİKASI (YYS) başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz.)

1. KOŞULLARIN DEVAMI

İlk ve en önemli konu, belge alırken sağlanan koşulların devamlılığını gözetmek ve bu koşulları kaybetmemek için gerekli dikkat ve özeni göstermek olarak karşımıza çıkıyor. Zira bu koşulların kaybedilmesi halinde sertifikanın askıya alınması veya iptali söz konusu olacaktır.

(Bahse konu koşulların devam edip etmediğinin, ödevlerin yerine getirilip getirilmediğinin anlaşılması için mevcut durum analizi (GAP) yapılması gerekir. GAP analizi hizmetimizi görmek için için YETKİLENDİRİLMİŞ YÜKÜMLÜ SERTİFİKASI (YYS) başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz.)

1.1. Güvenilirlik Koşulu

- Adli sicil kayıtlarına ilişkin şart devam ettirilmeli (Konuyla ilgili olarak YYS ve CEZA DAVASI başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz)

- Ceza kararları için GİK Yönetmeliğinde belirlenen limitler aşılmamalı, kendini ihbar ve uzlaşma müesseselerinden yararlanarak ceza kararlarının YYS siciline işlenmesinin önüne geçilmelidir.

- Kesinleşmiş Vergi/SGK borcu olmamalıdır.

1.2. Ticari Kayıtların Güvenirliliği ve İzlenebilir Olması Koşulu

- İzlenebilir ve güvenilir kayıt düzenine sahip olunmalı.

- Bu çerçevede bağlantı numarası vasıtasıyla para transferleri, lokal masraflar, navlun, sigorta gibi giderlerin beyanname ile bağlantısını kurabilmek sonradan kontrollerde müfettiş denetimlerinin kolay geçmesi adına oldukça önem arz etmektedir.   Bunun için aşağıdaki yazılarımızı inceleyebilirsiniz.

YYS SAHİBİ FİRMALARDA MUHASEBE VE ARŞİV DÜZENİ 

YYS - İZLENEBİLİRLİK KURALI - GÜMRÜK BEYANNAMESİ YAZIMI

- Gümrük idaresinin kayıtlara erişimine olanak sağlanmalı

- Serbest dolaşımda olan ve olmayan eşyayı gösterir stok takip sistemine sahip olunmalıdır. Bunun için yukarıda yer alan muhasebe ve arşiv düzeni ile ilgili yazı incelenebilir.

- Yasadışı ve usulsüz işlemlerin tespitine ilişkin iç kontrol ve organizasyona sahip olunmalı

- Gümrük işlemlerinin mevzuata uygunluğu ile doğru beyanname verilmesi için kurum içi bir sistematiğe sahip olunmalı ve bunun sağlanması için aşağıda belirtilen eğitimler alınmalı, gümrük işlemlerinin cari kontrolü ile kayıt ve belge üzerinden geriye dönük olarak kontrolü yapılmalı veya yaptırılmalı.

- Mevzuat takip programına sahip olunmalı, ilgili kişiler/şirketler tarafından yapılan günlük duyurular takip edilmelidir.

- Tescil öncesinde taslak beyannameler ile işlemi biten ve gümrük müşavirliğinden gelen dosyalar şirket personeli tarafından kontrol edilmeli, tespit edilen aykırılıklar bir yerde listelenmeli ve raporlama yapılabilmelidir.

1.3. Mali Yeterlilik Koşulu

- Şirket, taahhütlerini karşılayacak mali güce sahip olmalı

1.4. Emniyet ve Güvenlik Koşulu

- Uluslararası arz zincirinin güvenilirliğinden emin olunmalı

- Bilgi güvenliği anlamında yetkisiz girişler önlenmeli

- Hassas pozisyondaki çalışanlar hakkında işe başlama öncesi ve sonrasında periyodik olarak güvenlik araştırması yapılmalı

2. (EK – 2) SORU FORMU ÇERVESİNDE DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

2.1. Arşiv Sistemi

- Arşiv, herhangi bir dosyanın kolayca bulunulabileceği şekilde kronolojik olarak sıralanmış olmalıdır. Ayrıca, fihrist sistemi uygulaması ile arşiv kayıtları takip edilebilmelidir.

- Arşiv klasörlerinin üzerinde ilgili dosyanın konusu, sayısı ve tarihi belirtilmelidir.

- Arşivde yeterli aydınlatma ve havalandırma sistemi, ısı - nem ölçer, yangın sensörü, yangın söndürme cihazı, jeneratör ve gerekmesi halinde su dedektörü bulunmalıdır.

- Arşivin giriş çıkışları kilitli, kartlı veya biyometrik sistemden birisi ile yapılmalıdır.

- Dışardan arşiv hizmeti alınıyorsa, hizmet alınan firma ile yukarıdaki kuralların uygulanacağına ilişkin bir sözleşme, protokol ya da taahhütname imzalanmalıdır

- Belgeler 5 yıl saklanmalıdır

2.2. Tesis Güvenliği

- Tesislere ve hassas yerlere yetkisiz girişler önlenmiş olmalı ve tesislerin genel güvenlik tedbirleri alınmış olmalı

- Tesis sınırlarında bulunan sınır güvenliği önlemleri (çit, duvar, sensör, kamera vb.) sürdürülmelidir

- Giriş-çıkış kapıları, yükleme-boşaltma ve depolama yerleri, park ve bekleme alanları ile tesis çevresinde aydınlatma ve kamera sistemi yeterli olmalıdır.

- Kamera sistemi kaçak girişleri önlemeye yönelik caydırıcılık arz etmeli, bu sistem üzerinden, kaçak girişler geriye dönük tespit edilebilmelidir.

- Tesis giriş çıkışlarında kartlı ya da turnikeli geçiş sistemi olmalıdır.

- Giriş çıkış yapan kişilerin kontrolü için kapı ya da el tipi metal detektör bulunmalıdır.

- Tesise giriş çıkış yapan; personel, ziyaretçi, taşeron firma ve nakliye araçlarının giriş çıkış bilgileri elektronik ortamda veya manuel olarak kayıt edilmelidir.

- Personel ve ziyaretçilerin araçlarının tesis içerisinde ya da dışarısında park edeceği yerler belirli olmalı, bu yerlerin ziyaretçi ve personele duyurulmalıdır. Park yerlerinin tesis içerisinde olması durumunda bu yerler izlenebilir olmalıdır.

- Binalara kaçak girişleri önlemeye yönelik bakım onarım çalışmaları periyodik olarak yapılmalı ve bu işlemler form veya tutanaklar ile kayıt altın alınmalıdır.

- YYS kapsamında yer alan tesisin güvenlik birimine ilişkin olarak valilik izni olmalı, bir koruma ve güvenlik planı olmalı ve tüm tesisi kapsayacak şekilde risk analizi raporu bulunmalıdır

2.3. İnsan Kaynakları

- Personelin işten ayrılması durumunda, personel kartının, tüm kullanıcı adı ve şifreleri iptal edilmeli ya da ilgili personelin ulaşımı engellenmelidir.

- Özelikle güvenlik, muhasebe, dış ticaret, depolama, yükleme boşaltma, bilgi işlem ve insan kaynakları birimleri olmak üzere bu birimlerde çalışan geçici ve daimî personelin adli sicil kayıtları işe başlamadan önce alınmalı ve periyodik olarak (her yıl veya iki yılda bir) temin edilerek dosyasında saklanmalıdır.

2.4. İş Ortakları

- YYS kapsamında hizmet satın alımı yapılan firmalarla (Nakliye, Antrepo, Depo Hizmeti, Gümrük Müşavirlik firması vb.) işe başlarken tedarikçi değerlendirmesi yapılmalı ve bu değerlendirmenin kayıt altına alınmalıdır.

- Bu formda minimum olarak firmanın ticari geçmişi, firma ortakları, güvenlik sertifikaları ve ISO sertifikaları, bağımsız denetim raporları, personele güvenlik konusunda eğitim verilip verilmediği hususları yer almalı ve bu hususlar sorgulanmalıdır.

- Çalışılan nakliye firmaları, depo, antrepo, gümrük müşavirliği firmaları vb. ile taşeron firmalar olarak belirtilen yemek, temizlik, personel servisi, bakım-onarım, güvenlik ve bilgi işlem firmaları ile YYS’nin getirmiş olduğu emniyet ve güvenlik kurallarına uyumlu çalışılacağına ilişkin taahhütname, sözleşme ya da protokol yapılmalıdır.

- Çalışılan bu firmalara yenisinin eklenmesi ya da değişiklik olması durumunda yeni firmalardan da aynı belgeler alınmalıdır.

2.5. Taşıtların Güvenliği:

- Taşıtlar yükleme ve boşaltma öncesinde kontrol edilmelidir. Bu bağlamda, konteyner harici araçların, kapı kilitleri, çadırı, halatları, kafesi, genel bütünlüğü, taşınan eşyayı koruyan donanımları kontrol edilmelidir.

- Yükleme öncesinde aracın potansiyel zula alanlarının kontrolü yapılmalıdır.

- Yükleme öncesinde konteynerli araçlara yedi nokta kontrolü yapılmalıdır.

- Yükleme öncesinde mühür takılıyorsa veya boşaltma için gelen araçta mühür varsa mührün sağlam olup olmadığı kontrol edilmelidir.

- Yapılan bu kontrollerin tamamı bir form ya da tutanak ile kayıt altına alınmalıdır.

2.6. Kriz Yönetimi

- Eşya güvenliği ile ilgili kriz yönetim planı olmalı

- Acil durum tatbikatları düzenli olarak yapılmalı

- Gerekmesi durumunda kriz planlarında güncelleme yapılmalı

- Kullanılan sistemlerin aksaması ya da çökmesi gibi durumlar için ne gibi önlemler alınması gerektiğine ve bu gibi durumlarda iş sürekliliğinin nasıl sağlanacağına İş Sürekliliği Planı olmalıdır.

2.7. YYS Kapsamında Alınması Gereken Eğitimler

- Gümrük işlemlerinin mevzuata uygunluğu ile doğru beyanname verilmesi için kurum içi bir sistematiğe sahip olunmalı ve bunun sağlanması için gümrük ve dış ticaret mevzuatı eğitimi alınmalı, mevzuat değişikliklerinin takibi yapılmalı, gümrük işlemlerinin cari kontrolü ile kayıt ve belge üzerinden geriye dönük olarak kontrolü yapılmalı veya yaptırılmalı.

- Alınan eğitimler dosyalanmalı, katılımcı ve eğitmenin imzaları alınmalıdır. YYS kapsamında alınması gereken eğitimler için detaylı bilgiye aşağıdaki yazımızdan ulaşabilirsiniz.

YYS KAPSAMINDA ALINMASI ZORUNLU EĞİTİMLER NELERDİR?

3. DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN YÜKÜMLÜLÜKLER

3.1. Bildirimler

- Sertifika için aranan koşullarda herhangi bir değişiklik ortaya çıkınca derhal bildirilmelidir.

- Yönetim kurulu üyeleri, sermayenin yüzde 10 ve daha fazlasına sahip gerçek kişiler ile gümrük ve dış ticaret işlemlerinde temsil yetkisine haiz çalışanlarında değişiklik olması halinde bu değişikliğin gerçekleştiği tarihi izleyen 5 iş günü içerisinde bildirim yapılmalı ve 30 iş günü içerisinde de yeni kişilerin adli sicil belgeleri ibraz edilmelidir.

- Yönetim kurulu üyeleri, sermayenin yüzde 10 ve daha fazlasına sahip gerçek kişiler ile gümrük ve dış ticaret işlemlerinde temsil yetkisine haiz çalışanlar hakkında, kaçakçılık, devletin güvenliğine karşı suçlar, zimmet, rüşvet, suç gelirlerini aklama gibi kanunlar uyarınca dava açılması halinde, tebliğ edilen tarihten itibaren 30 gün içinde durum bölge müdürlüğüne bildirilmelidir.

(Konuyla ilgili olarak YYS ve CEZA DAVASI başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz)

- Mevcut tesislerin fiziki yapısında değişiklik yapılması veya yeni tesis, depo açılması ya da kiralanması gibi değişiklikler olması halinde 5 iş günü içinde bildirimde bulunulmalıdır.

- Ticaret unvanı, vergi numarası, adres, ticaret siciline kayıtlı olunan yer, ticaret sicil numarasının değişmesi halinde 5 iş günü içinde bildirimde bulunulmalıdır. Ticaret unvanının değişmesi götürü teminat uygulaması kapsamındaki mevcut teminat mektuplarının yenilenmesini gerektirir.

- Konuya ilişkin olarak aşağıdaki yazılarımızı okuyabilirsiniz.

YYS – YENİ TESİS EKLENMESİ - TESİSLERDE DEĞİŞİKLİK YAPILMASI

YYS - ADRES, UNVAN, VERGİ NUMARASI DEĞİŞİKLİKLERİ

YYS ve ŞİRKET YETKİLİLERİNİN DEĞİŞMESİ

YYS ve CEZA DAVASI

YYS ve ISO BELGELERİ KAPSAMINDA OLMASI GEREKEN TESİSLER

3.2. Faaliyet Raporu

- Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikasının düzenlenme tarihini takip eden her on iki aylık dönem sonuna tekabül en üç ay içerisinde Yıllık Faaliyet Raporu yazdırılmalı ve istenildiğinde sunulmak üzere muhafaza edilmelidir. Yıllık Faaliyet Raporu kapsamında Rapor döneminde işlem gören ithalat ve ihracat beyannamelerinin elliden az almamak üzere en az %5'inin incelenmesi gerekir.   

3.3. Soru Formu Güncelleme

- Soru formu, sertifikanın düzenlendiği tarihten itibaren beş yılda bir güncellenmeli ve hazırlanan soru formu, sertifikanın düzenlendiği tarihten sonraki altmış aylık dönemlerin sonuna tekabül eden tarihi izleyen üçüncü ayın sonuna kadar sertifikayı düzenlemiş olan bölge müdürlüğüne sunulmalıdır.

3.4. Denetimde Kolaylık Gösterme

- Gümrük idaresi tarafından yapılacak kontroller için gerekli her türlü kolaylık sağlanmalıdır.

4. ISO BELGELERİ

- ISO 9001 sertifikası, başvuru sahibinin gümrük, dış ticaret, üretim, lojistik, yönetim ve idari organizasyon faaliyetlerini kapsamalıdır.

- ISO 27001 sertifikası; gümrük ve dış ticaret işlemlerini ve bu işlemlerine ilişkin lojistik, depolama, muhasebe, finans ve bilgi işlem faaliyetlerinin bilgi varlıkları ile bu varlıkları korumak amacıyla kullandığı güvenlik önlemlerini kapsamalıdır.

- Belgelerin geçerlilik süresi takip edilmeli ve gerekli güncellemeler yapılmalıdır.

Detay bilgi için aşağıdaki yazımızı okuyabilirsiniz.

YYS ve ISO BELGELERİ KAPSAMINDA OLMASI GEREKEN TESİSLER

 
Not: Yukarıda sayılan ödevlerin yerine getirilip getirilmediğinin anlaşılması için mevcut durum analizi (GAP) yapılması gerekir. GAP analizi hizmetimizi görmek için için YETKİLENDİRİLMİŞ YÜKÜMLÜ SERTİFİKASI (YYS) başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz. 

 

 

Yorum Ekle

Ad soyad ve email girmeniz mecburi değildir.